PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ SOUKROMÍ – zaměstnanci COFFEEBREAK s.r.o., Ringhofferova 115/1, Praha - Třebonice 15521, IČO: 27189805, C 103125/MSPH Městský soud v Praze, (dále jen 'COFFEEBREAK s.r.o.')

PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ SOUKROMÍ
zaměstnanci

V COFFEEBREAK s.r.o. respektujeme soukromí všech subjektů dat, se kterými jsme v kontaktu, a to bez ohledu na to, zda osobní údaje zpracováváme sami nebo pomocí jiných subjektů. Je pro nás důležité, abyste věděli, které osobní údaje o vás zpracováváme, proč to děláme a jaké jsou vaše práva. Proto vás žádáme, abyste si přečetli toto prohlášení, které vám poskytne více informací o zpracování vašich osobních údajů.

KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ - Správce

Oblasť Činnosť Typy osobných údajov
Zaměstnanecký IS Nástup - plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s uzavřením pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr Titul, jméno, příjmení, rodné příjmení, předchozí příjmení, trvalé bydliště, přechodné bydliště, datum narození, rodné číslo, kopie VP, číslo účtu, zdravotní pojištění, pohlaví, místo narození, národnost, rodinný stav, důchody a invalidita, tel. číslo, email, rodinné údaje (partner a děti), kvalifikace (škola, obor), vzdělání, v případě oprávněné osoby soukromá mailová adresa za účelem absolvování školení o ochraně OÚ, prohlášení poplatníka o dani + údaje o daňovém bonusu k dítěti, údaje o insolvenci a exekuci
Zaměstnanecký IS Zpracování mzdové agendy Titul, jméno, příjmení, název pracoviště, pracovní fond, fix. a variab. složka mzdy, docházka, dovolená, srážky ze mzdy, vyživovací osoby, rodné listy dětí, odvodové údaje, příspěvek na stravování, ZTP, invalidní důchody, důchody
Zaměstnanecký IS Evidence pracovní doby a docházky zaměstnanců jméno, příjmení, titul, osobní číslo, pracovní fond, datum a čas příchodu do zaměstnání, odchodu ze zaměstnání, datum, čas a důvod opuštění pracoviště - čerpání dovolené, návštěvy lékaře, PN, OČR, neomluvené absence, mateřská, otcovská...;
Zaměstnanecký IS Hodnocení výkonnosti jméno, příjmení, osobní číslo, základní mzda, hodnocení výkonnosti
Zaměstnanecký IS Pracovní zdravotní služba, BOZP, PO jméno, příjmení, titul, datum narození, RČ, zdravotní pojišťovna, pozice, adresa místa výkonu práce, datum a čas školení, BOZP a PO, potvrzení o absolvování školení, podpis, pracovní úrazy, ZTP, místo a čas pracovního úrazu, příčinná souvislost konání a pracovního úrazu, fyzická náročnost pozice, pracovní poloha, prezenční listina, záznam z kamer pokud existuje;
Zaměstnanecký IS Benefity jméno a příjmení, vybraný benefit a jeho využívání, smlouvy o pojištění, osobní číslo zaměstnance, jméno a přijímení blízké osoby, datum narození, RČ, číslo smlouvy (smluvní identifikační a kontaktní údaje pro plnění)
Zaměstnanecký IS Ukončení a odhlašování zaměstnanců Titul, jméno, příjmení, číslo identifikačního dokladu, datum narození, roční zúčtování záloh daně, rodné číslo, místo výkonu práce, rozsah pracovní doby, pracovní pozice, kompletní složka zaměstnance kvůli archivaci
Zaměstnanecký IS Fleet management jméno, příjmení, pracovní funkce, oddělení, údaje určující geografickou polohu (GPS), RZ, značka a typ vozidla, VIN, údaje v knize jízd služebního motorového vozidla, email
Zaměstnanecký IS Agenda GDPR jméno, příjmení, titul, emailová adresa, funkční zařazení, zaměstnavatel, jmenování/pověření na zpracování OÚ v souvislosti vedením GDPR dokumentace, datum absolvování školení; v případě uplatnění práv o subjektech údajů
Zaměstnanecký IS Korespondence titul, jméno, příjmení, adresa, e-mailová adresa, tel. číslo, pracovní pozice
IS Účetní agenda Vedení účetnictví jméno, příjmení, fakturační adresa, dodací adresa, údaje o obchodních partnerech, tel. číslo, email, IČO, DIČ, čj. účtu, trvalé bydliště
Kamerové systémy Monitoring skladových prostor monitoring pohybu osob a vozidel, podobizna dotyčné osoby, aktivity / činnosti realizované v monitorovaném prostoru, datum a čas těchto aktivit, vstupu a odchodu z monitorované zóny;
Predarchívna péče Predarchiv - uchovávání dokumentů údaje jako titul, jméno, příjmení, adresa, tel. číslo, email, údaje o obchodních partnerech a pod.
Archivní péče Archiv - uchovávání dokumentů údaje jako titul, jméno, příjmení, adresa, tel. číslo, email, údaje o obchodních partnerech a pod.
Právna agenda Právní spory údaje potřebné k řešení sporu/podnětu - titul, jméno, příjmení, adresa, telefonní číslo, emailová adresa, údaje o obchodních partnerech, údaje o dlužnících, resp. všechny údaje, které jsou součástí podkladů nezbytných k řešení sporu, předmět sporu;

ÚČELY ZPRACOVÁNÍ DAT - Správce

COFFEEBREAK s.r.o. bude zpracovávat Vaše údaje na následující účely:

Činnosť Účel Právny základ
Nástup - plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s uzavřením pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr zpracovávání osobních údajů za účelem plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s pracovněprávním vztahem (uzavření pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr) - Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě.
- Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
Zpracování mzdové agendy Zpracování osobních údajů pro účely plnění zákonných povinností zaměstnavatele - realizace mzdové povinnosti - Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
Evidence pracovní doby a docházky zaměstnanců Naplnění podmínek zákoníku práce (docházka) - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
Hodnocení výkonnosti Variabilní složka mzdy - stanovení. Ohodnocení výkonu zaměstnance - Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
- Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě.
Pracovní zdravotní služba, BOZP, PO Plnění povinností vyplývající ze zvláštních předpisů z oblasti ochrany zdraví při práci - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
Benefity Věrnostní program. Motivace zaměstnanců - Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
- Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě.
Ukončení a odhlašování zaměstnanců Plnění práv a povinností vyplývajících z pracovní nebo obdobné smlouvy - Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
Fleet management Evidence provozu služebních motorových vozidel a vyúčtování služebních cest - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
- Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě.
Agenda GDPR Zajišťování souladu procesů a nastavení, kde dochází ke zpracování OÚ s legislativou, pravidelné školení zaměstnanců a kontrolní činnost, vyřizování práv subjektů údajů - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
Korespondence Zasílání a přijímání listovní a elektronické dokumentace - Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
Vedení účetnictví zpracovávání účetní agendy podle zvláštních předpisů - Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
Monitoring skladových prostor ochrana majetku, bezpečnosti a zdraví, odhalování kriminality na základě oprávněného zájmu provozovatele - Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě.
Predarchiv - uchovávání dokumentů predarchiv - plnění zákonných povinností - Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
Archiv - uchovávání dokumentů archiv - plnění zákonných povinností - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
Právní spory Prokazování, uplatňování nebo obhajování právních nároků (právní agenda) - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.
- Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě.

STRANY, KTERÉ MOHOU MÍT PŘÍSTUP K VAŠIM ÚDAJŮM

COFFEEBREAK s.r.o. jako správce může sdílet vaše údaje se třetími stranami v následujících případech:

Činnosť Účel Príjemcovia
Nástup - plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s uzavřením pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr zpracovávání osobních údajů za účelem plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s pracovněprávním vztahem (uzavření pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr) - Česká správa sociálního zabezpečení
- Zdravotní pojišťovna
- FALCONA Consulting s.r.o.
- Finanční správa ČR
Zpracování mzdové agendy Zpracování osobních údajů pro účely plnění zákonných povinností zaměstnavatele - realizace mzdové povinnosti - Finanční správa ČR
- Exekutorský úřad
- Česká správa sociálního zabezpečení
- Státní úřad inspekce práce
- Státní úřad inspektorátu práce
- Zdravotní pojišťovna
Evidence pracovní doby a docházky zaměstnanců Naplnění podmínek zákoníku práce (docházka) - Státní úřad inspekce práce
- Státní úřad inspektorátu práce
- Česká správa sociálního zabezpečení
- Zdravotní pojišťovna
Hodnocení výkonnosti Variabilní složka mzdy - stanovení. Ohodnocení výkonu zaměstnance
Pracovní zdravotní služba, BOZP, PO Plnění povinností vyplývající ze zvláštních předpisů z oblasti ochrany zdraví při práci - G U A R D 7 , v.o.s.
- Policie ČR
- Soudy ČR
- Státní úřad inspekce práce
- Státní úřad inspektorátu práce
- Státní zastupitelství ČR
- MedicalHelp Česká republika s.r.o.
Benefity Věrnostní program. Motivace zaměstnanců - BENEFITY a.s.
- MultiSport Benefit s.r.o.
- Pojišťovňa (penzijní připojištění + DDS + životní)
Ukončení a odhlašování zaměstnanců Plnění práv a povinností vyplývajících z pracovní nebo obdobné smlouvy - Finanční správa ČR
- Česká správa sociálního zabezpečení
- Zdravotní pojišťovna
Fleet management Evidence provozu služebních motorových vozidel a vyúčtování služebních cest - O2 Czech Republic a.s.
- DHO s.r.o.
Agenda GDPR Zajišťování souladu procesů a nastavení, kde dochází ke zpracování OÚ s legislativou, pravidelné školení zaměstnanců a kontrolní činnost, vyřizování práv subjektů údajů - Codamore s.r.o.
Korespondence Zasílání a přijímání listovní a elektronické dokumentace - Česká pošta
- PPL CZ s.r.o.
Vedení účetnictví zpracovávání účetní agendy podle zvláštních předpisů - Soudy ČR
- Zdravotní pojišťovna
- Česká správa sociálního zabezpečení
- Finanční správa ČR
- Moore Czech Republic s.r.o.
Monitoring skladových prostor ochrana majetku, bezpečnosti a zdraví, odhalování kriminality na základě oprávněného zájmu provozovatele - Policie ČR
- Jiné orgány státní správy
- Obecní a městská policie
Predarchiv - uchovávání dokumentů predarchiv - plnění zákonných povinností - Česká správa sociálního zabezpečení
- Zdravotní pojišťovna
- Jiné orgány státní správy
Archiv - uchovávání dokumentů archiv - plnění zákonných povinností - Finanční správa ČR
- Česká správa sociálního zabezpečení
- Zdravotní pojišťovna
- Jiné orgány státní správy
Právní spory Prokazování, uplatňování nebo obhajování právních nároků (právní agenda) - Policie ČR
- Soudy ČR
- Česká správa sociálního zabezpečení
- Státní úřad inspektorátu práce
- Právnik - Mattoni 1873 a. s. interní právník, nebo externí

V takových případech mohou tyto třetí strany zpracovávat vaše osobní údaje pouze na uvedené účely a pouze v souladu s našimi pokyny nebo platnými právními předpisy. K vašim osobním údajům budou mít přístup i naši pracovníci. V takovém případě se přístup udělí pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro uvedené účely a jen tehdy, pokud je pracovník vázán povinností mlčenlivosti.

UMÍSTĚNÍ OSOBNÍCH DAT

K vašim osobním údajům budou mít přístup oprávnění pracovníci COFFEEBREAK s.r.o., v České republice v rámci Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru. Pokud dochází ke zpracování mimo EU, jedná se o následující případy:

Činnosť Účel Krajina Spoločnosť

UCHOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ - Správce

Vaše osobní údaje uchováváme pouze na omezenou dobu, přičemž k jejich vymazání dojde, když už nebudou potřebné pro účely zpracování uvedené v tomto prohlášení.

Činnosť Doba archivácie
Nástup - plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s uzavřením pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr po dobu trvania zmluvného vzťahu. složky jsou archivovány (bez likvidace)
Zpracování mzdové agendy dle zákona, jinak 10 let
Evidence pracovní doby a docházky zaměstnanců Ve smyslu zákona
Hodnocení výkonnosti Dle zákona
Pracovní zdravotní služba, BOZP, PO Po dobu 10 let
Benefity Po dobu 10 let, jinak dle zákona
Ukončení a odhlašování zaměstnanců mzdové listy po dobu 30 let, resp. dle zákona
Fleet management knihy jízd dle zákona o účetnictví
Agenda GDPR po ukončení PP zaměstnance min. 5 let, v případě obchodních vztahů (zpracovatele) po ukončení smluvního vztahu, v případě uplatnění práv subjektů údajů po dobu 5 let
Korespondence po dobu 5 let
Vedení účetnictví akutální rok a po dobu následujících 10 let
Monitoring skladových prostor 60 dní
Predarchiv - uchovávání dokumentů aktuální rok a 1 následující rok
Archiv - uchovávání dokumentů zpravidla po dobu 10 let, pokud zvláštní předpis nestanoví jinak
Právní spory po dobu trvání soudního sporu a dalších 5 let, mimosoudního vyrovnání ale nejvíce do zániku předmětného nároku promlčením nebo prokluzí

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat delší dobu v případě přetrvávajícího právního sporu, nebo pokud jste nám udělili souhlas.

JAKÉ MÁTE PRÁVA

Podle GDPR a zákona o ochraně osobních údajů máte určitá práva v souvislosti s jejich zpracováním. Zde je uveden seznam těchto práv, i to, co dané právo pro Vás znamená.



Právo na přístup Můžete si vyžádat informace o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje, včetně informací o tom:
  • Proč zpracováváme vaše osobní údaje
  • Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme
  • S kým vaše osobní údaje sdílíme
  • Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje nebo jaké jsou kritéria pro určení této lhůty
  • Jaké máte práva
  • Odkud získáváme vaše osobní údaje (pokud jsme je nezískali od vás)
  • Pokud zpracovávání zahrnuje automatizované rozhodování (tzv. Profilování)
  • Pokud vaše osobní údaje byly převedeny do země, která je mimo EEA, způsob jak zajistíme ochranu vašich osobních údajů.
Všechny výše uvedené informace jsou dostupné v těchto Zásadách o ochraně osobních údajů.
Můžete také požádat o kopii osobních údajů, které o vás zpracováváme. Nicméně, dodatečné kopie budou zpoplatněny.
Právo na opravu nebo změnu Je důležité, abychom měli o vás správné informace a žádáme vás, abyste nás upozornili, pokud je některý z vašich osobních údajů nesprávný, např. pokud jste si změnili jméno nebo pokud jste se přestěhovali.
Právo být zapomenut nebo právo na vymazání Pokud zpracováváme vaše osobní údaje nezákonným způsobem, například pokud zpracováváme vaše osobní údaje déle, než je nezbytné nebo bezdůvodně, můžete nás požádat o vymazání těchto údajů.
Právo na omezení zpracování Od momentu, kdy jste požádali o opravu vašich osobních údajů nebo pokud jste namítali proti zpracování a do momentu, dokud nebudeme moci problém vyšetřit nebo potvrdit přesnost vašich osobních údajů (nebo je podle vašich pokynů změnit), máte nárok na omezené zpracování. To znamená, že my (s výjimkou uchovávání osobních údajů) můžeme zpracovávat vaše osobní údaje pouze v souladu s vaším souhlasem, pokud je to nutné v souvislosti s právními nároky, na ochranu práv někoho jiného, nebo jestliže existuje významný veřejný zájem na zpracování.
Můžete také požádat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů, pokud je zpracování nezákonné, ale nechcete, abychom osobní údaje vymazali.
Právo namítat zpracování Pokud se domníváte, že nemáme právo na zpracování vašich osobních údajů, můžete proti našemu zpracování namítat. V takových případech můžeme pokračovat ve zpracování pouze tehdy, pokud umíme prokázat přesvědčivé oprávněné důvody, které převáží vaše zájmy, práva a svobody. Vaše osobní údaje však můžeme vždy zpracovat, pokud je to nutné k určení, uplatnění nebo obhajobu právních nároků.
Právo na přenosnost údajů Můžete požádat o to, aby Vám vaše osobní údaje, které jste nám poskytli na zpracování na základě souhlasu nebo na splnění smlouvy, byly poskytnuty v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Máte také právo požádat o přenos těchto informací na jiného správce.
Stažení souhlasu V případě, že jste nám pro nějakou zpracovatelskou činnost udělili souhlas, tento souhlas je udělen dobrovolně a máte právo jej kdykoliv vzít zpět, a to jakýmkoliv způsobem.


O vašem požadavku / požadavcích budeme také informovat ostatní strany, kterým jsme Vaše osobní údaje mohli poskytnout.

V případě podezření máte právo na zahájení řízení o ochraně osobních údajů, prostřednictvím Úřadu na ochranu osobních údajů, www.uoou.cz.

JAK SE MOHU STĚŽOVAT OHLEDEM POUŽITÍ MÝCH DAT NEBO JAK uplatňuje práva?

Chcete-li podat stížnost na to, jak zpracováváme vaše osobní údaje, a to i ve vztahu k výše uvedeným právům, můžete se obrátit na naši odpovědnou osobu za dohled nad ochranou osobních údajů (Data Protection Officer "DPO") a vaše podněty a žádosti budou prověřené.

Kontakt na odpovědnou osobu za dohled nad ochranou osobních údajů: info@coffee-break.cz .

Pokud s naší odpovědí nejste spokojeni, nebo se domníváte, že zpracováváme vaše údaje nespravedlivě nebo nezákonně, můžete si stěžovat na příslušném kontrolním orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Další informace o ÚOOÚ a jejich postupu podávání stížností naleznete zde: www.uoou.cz.

KONTAKTNÍ ÚDAJE

Pokud máte jakékoliv další otázky týkající se zpracování vašich osobních údajů, můžete nás kontaktovat, zašlete prosím e-mail na info@coffee-break.cz .