V KOOR ENERGY, s.r.o. respektujeme soukromí všech subjektů dat, se kterými jsme v kontaktu, a to bez ohledu na to, zda osobní údaje zpracováváme sami nebo pomocí jiných subjektů. Je pro nás důležité, abyste věděli, které osobní údaje o vás zpracováváme, proč to děláme a jaké jsou vaše práva. Proto vás žádáme, abyste si přečetli toto prohlášení, které vám poskytne více informací o zpracování vašich osobních údajů.
| Oblasť | Činnosť | Typy osobných údajov |
| Interní prostředí | Vnitřní správa a vytváření vnitřní firemní kultury prostřednictvím zpracování a zveřejňování osobních údajů na intranetu společnosti. | Titul, jméno, příjmení, pracovní e-mailová adresa, pracovní telefonní číslo, pracovní pozice v rámci organizační struktury, fotografie zaslaná zaměstnancům ke zveřejnění na intranetu.
|
| Interní prostředí | Organizace interních akcí společnosti a zveřejňování fotodokumentace z těchto akcí na intranetu | Jméno a příjmení v souvislosti s potvrzením účasti na události, fotodokumentace pořízená během události v prostorách k tomu předem určených, případně po předchozím poučení účastníků události.
|
| Agenda řízení společnosti | Vedení agendy společnosti - plnění zákonných povinností, komunikace se státními i nestátními institucemi. |
Osobní údaje v rozsahu uvedeném v dokumentaci vedení společnosti (např. stanovy, zápisy v obchodním rejstříku, zápisy z valné hromady) - titul, jméno, příjmení, podpis, kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa, bydliště), datum narození, rodné číslo, případně další údaje v souladu s platnými právními předpisy.
|
| Finance | Vedení účetnictví | Osobní údaje uvedené na účetních záznamech/fakturách/objednávkách v rozsahu titul, jméno a příjmení, kontaktní údaje (sídlo, telefonní číslo, emailová adresa) statutář a kontaktní osoba, bankovní spojení, podpis;
|
| Finance | Finanční audit | Osobní údaje v rozsahu nezbytném pro výkon finančního auditu - účetní dokumentace, základní dokumentace společnosti; v případě vyžádání personálních podkladů - anonymizace uvedených údajů
|
| Agenda ochrany osobních údajů | Vedení dokumentace GDPR - pověření oprávněných osob, jmenování vlastníků agendy | Jméno, příjmení, emailová adresa, funkční zařazení zaměstnance, podpis, pověření ke zpracování OÚ v souvislosti vedením GDPR dokumentace
|
| Integrovaný manažerský systém | Správa norem, certifikace | Titul, jméno, příjmení, podpis, kontaktní údaje (emailová adresa, telefonní číslo), sídlo společnosti, případně další osobní údaje uvedené na příslušném certifikátu resp. nezbytné v rámci certifikačního procesu
|
KOOR ENERGY, s.r.o. bude zpracovávat Vaše údaje na následující účely:
| Činnosť | Účel | Právny základ |
| Vnitřní správa a vytváření vnitřní firemní kultury prostřednictvím zpracování a zveřejňování osobních údajů na intranetu společnosti. | Zpracování a zveřejňování kontaktních údajů zaměstnanců pro interní administrativní účely a vytváření firemní kultury uvnitř společnosti | - Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě.
- Subjekt údajů vyjádřil souhlas se zpracováním svých osobních údajů na jeden nebo více konkrétní účely. |
| Organizace interních akcí společnosti a zveřejňování fotodokumentace z těchto akcí na intranetu | Zpracování osobních údajů v souvislosti s organizací interních akcí společnosti a vytvářením příznivé firemní kultury | - Subjekt údajů vyjádřil souhlas se zpracováním svých osobních údajů na jeden nebo více konkrétní účely.
- Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě. |
| Vedení agendy společnosti - plnění zákonných povinností, komunikace se státními i nestátními institucemi. | Zpracování osobních údajů vedení společnosti za účelem plnění povinností v souladu s příslušnými právními předpisy (např. záznamy z valných schůze, zápis/změna osob oprávněných jednat jménem společnosti do příslušných veřejných a neveřejných rejstříků, oznámení změn v příslušných rejstřících). | - Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. |
| Vedení účetnictví | Zpracovávání osobních údajů v souvislosti s vedením účetní a daňové evidence, zpracováním faktur a další. účetních, resp. daňových dokladů | - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. |
| Finanční audit | Zpracování osobních údajů v souvislosti s finančním auditem provozovatele | - Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě.
- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. |
| Vedení dokumentace GDPR - pověření oprávněných osob, jmenování vlastníků agendy | Zpracovávání osobních údajů za účelem plnění povinností v souvislosti s vedením GDPR dokumentace | - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. |
| Správa norem, certifikace | Zpracovávání osobních údajů pro účely certifikace společnosti a implementace požadavků norem v rámci společnosti | - Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě. |
KOOR ENERGY, s.r.o. jako správce může sdílet vaše údaje se třetími stranami v následujících případech:
| Činnosť | Účel | Príjemcovia |
| Vnitřní správa a vytváření vnitřní firemní kultury prostřednictvím zpracování a zveřejňování osobních údajů na intranetu společnosti. | Zpracování a zveřejňování kontaktních údajů zaměstnanců pro interní administrativní účely a vytváření firemní kultury uvnitř společnosti | - KOOR, s.r.o. |
| Organizace interních akcí společnosti a zveřejňování fotodokumentace z těchto akcí na intranetu | Zpracování osobních údajů v souvislosti s organizací interních akcí společnosti a vytvářením příznivé firemní kultury | - KOOR, s.r.o. |
| Vedení agendy společnosti - plnění zákonných povinností, komunikace se státními i nestátními institucemi. | Zpracování osobních údajů vedení společnosti za účelem plnění povinností v souladu s příslušnými právními předpisy (např. záznamy z valných schůze, zápis/změna osob oprávněných jednat jménem společnosti do příslušných veřejných a neveřejných rejstříků, oznámení změn v příslušných rejstřících). | - poskytovatelé právních nebo obdobných služeb
- Soudy ČR - Jiné orgány státní správy - KOOR, s.r.o. |
| Vedení účetnictví | Zpracovávání osobních údajů v souvislosti s vedením účetní a daňové evidence, zpracováním faktur a další. účetních, resp. daňových dokladů | - Daňový úřad
- KOOR, s.r.o. - ICM, s.r.o. |
| Finanční audit | Zpracování osobních údajů v souvislosti s finančním auditem provozovatele | - Daňový úřad
- Auditorská společnost - KOOR, s.r.o. - ICM, s.r.o. |
| Vedení dokumentace GDPR - pověření oprávněných osob, jmenování vlastníků agendy | Zpracovávání osobních údajů za účelem plnění povinností v souvislosti s vedením GDPR dokumentace | - JUDICIUM, s. r. o.
- Úřad pro ochranu osobních údajů - KOOR, s.r.o. |
| Správa norem, certifikace | Zpracovávání osobních údajů pro účely certifikace společnosti a implementace požadavků norem v rámci společnosti | - KOOR, s.r.o. |
V takových případech mohou tyto třetí strany zpracovávat vaše osobní údaje pouze na uvedené účely a pouze v souladu s našimi pokyny nebo platnými právními předpisy. K vašim osobním údajům budou mít přístup i naši pracovníci. V takovém případě se přístup udělí pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro uvedené účely a jen tehdy, pokud je pracovník vázán povinností mlčenlivosti.
K vašim osobním údajům budou mít přístup oprávnění pracovníci KOOR ENERGY, s.r.o., v České republice v rámci Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru. Pokud dochází ke zpracování mimo EU, jedná se o následující případy:
| Činnosť | Účel | Krajina | Spoločnosť |
Vaše osobní údaje uchováváme pouze na omezenou dobu, přičemž k jejich vymazání dojde, když už nebudou potřebné pro účely zpracování uvedené v tomto prohlášení.
| Činnosť | Doba archivácie |
| Vnitřní správa a vytváření vnitřní firemní kultury prostřednictvím zpracování a zveřejňování osobních údajů na intranetu společnosti. | Po dobu trvání pracovního nebo obdobného smluvního vztahu, po dobu souhlasu nebo nesouhlasu subjektu údajů. |
| Organizace interních akcí společnosti a zveřejňování fotodokumentace z těchto akcí na intranetu | Zpracování a zveřejnění po dobu 1 roku po události nebo po dobu, kdy není proti zveřejnění vznesena námitka. |
| Vedení agendy společnosti - plnění zákonných povinností, komunikace se státními i nestátními institucemi. | V souladu s platnými právními předpisy pro danou oblast |
| Vedení účetnictví | Po dobu 10 let následujících po roce, kterého se účetní záznamy/faktury týkají |
| Finanční audit | Ve smyslu legislativních povinností pro oblast finančního auditu |
| Vedení dokumentace GDPR - pověření oprávněných osob, jmenování vlastníků agendy | Po dobu 5 let po ukončení pracovněprávního nebo obdobného vztahu |
| Správa norem, certifikace | V souladu s registraturním řádem po dobu 10 let od provedení auditu |
Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat delší dobu v případě přetrvávajícího právního sporu, nebo pokud jste nám udělili souhlas.
Podle GDPR a zákona o ochraně osobních údajů máte určitá práva v souvislosti s jejich zpracováním. Zde je uveden seznam těchto práv, i to, co dané právo pro Vás znamená.
| Právo na přístup | Můžete si vyžádat informace o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje, včetně informací o tom:
Můžete také požádat o kopii osobních údajů, které o vás zpracováváme. Nicméně, dodatečné kopie budou zpoplatněny. |
| Právo na opravu nebo změnu | Je důležité, abychom měli o vás správné informace a žádáme vás, abyste nás upozornili, pokud je některý z vašich osobních údajů nesprávný, např. pokud jste si změnili jméno nebo pokud jste se přestěhovali. |
| Právo být zapomenut nebo právo na vymazání | Pokud zpracováváme vaše osobní údaje nezákonným způsobem, například pokud zpracováváme vaše osobní údaje déle, než je nezbytné nebo bezdůvodně, můžete nás požádat o vymazání těchto údajů. |
| Právo na omezení zpracování | Od momentu, kdy jste požádali o opravu vašich osobních údajů nebo pokud jste namítali proti zpracování a do momentu, dokud nebudeme moci problém vyšetřit nebo potvrdit přesnost vašich osobních údajů (nebo je podle vašich pokynů změnit), máte nárok na omezené zpracování. To znamená, že my (s výjimkou uchovávání osobních údajů) můžeme zpracovávat vaše osobní údaje pouze v souladu s vaším souhlasem, pokud je to nutné v souvislosti s právními nároky, na ochranu práv někoho jiného, nebo jestliže existuje významný veřejný zájem na zpracování.
Můžete také požádat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů, pokud je zpracování nezákonné, ale nechcete, abychom osobní údaje vymazali. |
| Právo namítat zpracování | Pokud se domníváte, že nemáme právo na zpracování vašich osobních údajů, můžete proti našemu zpracování namítat. V takových případech můžeme pokračovat ve zpracování pouze tehdy, pokud umíme prokázat přesvědčivé oprávněné důvody, které převáží vaše zájmy, práva a svobody. Vaše osobní údaje však můžeme vždy zpracovat, pokud je to nutné k určení, uplatnění nebo obhajobu právních nároků. |
| Právo na přenosnost údajů | Můžete požádat o to, aby Vám vaše osobní údaje, které jste nám poskytli na zpracování na základě souhlasu nebo na splnění smlouvy, byly poskytnuty v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Máte také právo požádat o přenos těchto informací na jiného správce. |
| Stažení souhlasu | V případě, že jste nám pro nějakou zpracovatelskou činnost udělili souhlas, tento souhlas je udělen dobrovolně a máte právo jej kdykoliv vzít zpět, a to jakýmkoliv způsobem. |
Pokud máte jakékoliv další otázky týkající se zpracování vašich osobních údajů, můžete nás kontaktovat, zašlete prosím e-mail na privacy@koor.sk .