PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ SOUKROMÍ
dohodáři

V COFFEEBREAK s.r.o. respektujeme soukromí všech subjektů dat, se kterými jsme v kontaktu, a to bez ohledu na to, zda osobní údaje zpracováváme sami nebo pomocí jiných subjektů. Je pro nás důležité, abyste věděli, které osobní údaje o vás zpracováváme, proč to děláme a jaké jsou vaše práva. Proto vás žádáme, abyste si přečetli toto prohlášení, které vám poskytne více informací o zpracování vašich osobních údajů.

KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ - Správce

Oblast	Činnost	Účel	Druhy osobních údajů Zvláštní kategorie osobních údajů	Právní základ Výjimka pro zpracování zvláštní kategorie	Příjemci	Doba archivace
Zaměstnanecký IS	Nástup - plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s uzavřením pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr	zpracovávání osobních údajů za účelem plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s vztahem závislé práce (uzavření pracovní smlouvy nebo dohody o práci vykonávané mimo pracovní poměr)	Titul, jméno, příjmení, rodné příjmení, předchozí příjmení, trvalé bydliště, přechodné bydliště, datum narození, rodné číslo, kopie VP, číslo účtu, zdravotní pojištění, pohlaví, místo narození, národnost, rodinný stav, důchody a invalidita, tel. číslo, email, rodinné údaje (partner a děti), kvalifikace (škola, obor), vzdělání, v případě oprávněné osoby soukromá mailová adresa za účelem absolvování školení o ochraně OÚ, prohlášení poplatníka o dani + údaje o daňovém bonusu k dítěti, údaje o insolvenci a exekuci Výpis z rejstříku trestů Zpracování údajů týkajících se zdraví	- Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy. - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. - Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě.	- Česká správa sociálního zabezpečení - Zdravotní pojišťovna - FALCONA Consulting s.r.o. - Finanční správa ČR	po dobu trvání smluvního vztahu. složky jsou archivovány (bez likvidace)
Zaměstnanecký IS	Zpracování mzdové agendy	Zpracování osobních údajů pro účely plnění zákonných povinností zaměstnavatele - realizace mzdové povinnosti	Titul, jméno, příjmení, název pracoviště, pracovní fond, fix. a variab. složka mzdy, docházka, dovolená, srážky ze mzdy, vyživované osoby, rodné listy dětí, odvodové údaje, příspěvek na stravování, ZTP, invalidní důchody, důchody Zpracování údajů týkajících se zdraví	- Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy. - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. Zpracovávání je nezbytné pro účel plnění povinností a výkonu zvláštních práv správce nebo subjektu dat v oblasti pracovního práva, práva sociálního zabezpečení, sociální ochrany nebo veřejného zdravotního pojištění podle zvláštního předpisu, mezinárodní smlouvy, kterou je Česká republika vázána, nebo podle kolektivní smlouvy, pokud poskytují přiměřené záruky ochrany základních práv a zájmů subjekty údajů.	- Finanční správa ČR - Exekutorský úřad - Česká správa sociálního zabezpečení - Státní úřad inspekce práce - Státní úřad inspektorátu práce - Zdravotní pojišťovna	dle zákona, jinak 10 let
Zaměstnanecký IS	Evidence pracovní doby a docházky zaměstnanců	Naplnění podmínek zákoníku práce (docházka)	jméno, příjmení, titul, osobní číslo, pracovní fond, datum a čas příchodu do zaměstnání, odchodu ze zaměstnání, datum, čas a důvod opuštění pracoviště - čerpání dovolené, návštěvy lékaře, PN, neomluvené absence, mateřská, otcovská...; Zpracování údajů týkajících se zdraví	- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. Zpracovávání je nezbytné pro účel plnění povinností a výkonu zvláštních práv správce nebo subjektu dat v oblasti pracovního práva, práva sociálního zabezpečení, sociální ochrany nebo veřejného zdravotního pojištění podle zvláštního předpisu, mezinárodní smlouvy, kterou je Česká republika vázána, nebo podle kolektivní smlouvy, pokud poskytují přiměřené záruky ochrany základních práv a zájmů subjekty údajů.	- Státní úřad inspekce práce - Státní úřad inspektorátu práce - Česká správa sociálního zabezpečení - Zdravotní pojišťovna	Ve smyslu zákona
Zaměstnanecký IS	Pracovní zdravotní služba, BOZP, PO	Plnění povinností vyplývající ze zvláštních předpisů z oblasti ochrany zdraví při práci	jméno, příjmení, titul, datum narození, RČ, zdravotní pojišťovna, pozice, adresa místa výkonu práce, datum a čas školení, BOZP a PO, potvrzení o absolvování školení, podpis, pracovní úrazy, ZTP, místo a čas pracovního úrazu, příčinná souvislost konání a pracovního úrazu, fyzická náročnost pozice, pracovní poloha, prezenční listina, záznam z kamer pokud existuje; Rasový původ Zpracování údajů týkajících se zdraví	- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. Zpracovávání je nezbytné pro účel plnění povinností a výkonu zvláštních práv správce nebo subjektu dat v oblasti pracovního práva, práva sociálního zabezpečení, sociální ochrany nebo veřejného zdravotního pojištění podle zvláštního předpisu, mezinárodní smlouvy, kterou je Česká republika vázána, nebo podle kolektivní smlouvy, pokud poskytují přiměřené záruky ochrany základních práv a zájmů subjekty údajů.	- G U A R D 7 , v.o.s. - Policie ČR - Soudy ČR - Státní úřad inspekce práce - Státní úřad inspektorátu práce - Státní zastupitelství ČR - MedicalHelp Česká republika s.r.o.	Po dobu 10 let
Zaměstnanecký IS	Ukončení a odhlašování zaměstnanců	Plnění práv a povinností vyplývajících z pracovní nebo obdobné smlouvy	Titul, jméno, příjmení, číslo identifikačního dokladu, datum narození, roční zúčtování záloh daně, rodné číslo, místo výkonu práce, rozsah pracovní doby, pracovní pozice, kompletní složka zaměstnance kvůli archivaci Zpracování údajů týkajících se zdraví Výpis z rejstříku trestů	- Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy. - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. Zpracovávání je nezbytné pro účel plnění povinností a výkonu zvláštních práv správce nebo subjektu dat v oblasti pracovního práva, práva sociálního zabezpečení, sociální ochrany nebo veřejného zdravotního pojištění podle zvláštního předpisu, mezinárodní smlouvy, kterou je Česká republika vázána, nebo podle kolektivní smlouvy, pokud poskytují přiměřené záruky ochrany základních práv a zájmů subjekty údajů.	- Finanční správa ČR - Česká správa sociálního zabezpečení - Zdravotní pojišťovna	mzdové listy po dobu 30 let, resp. dle zákona
Zaměstnanecký IS	Fleet management	Evidence provozu služebních motorových vozidel a vyúčtování služebních cest	jméno, příjmení, pracovní funkce, oddělení, údaje určující geografickou polohu (GPS), RZ, značka a typ vozidla, VIN, údaje v knize jízd služebního motorového vozidla, email	- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. - Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě.	- O2 Czech Republic a.s. - DHO s.r.o.	knihy jízd dle zákona o účetnictví
Zaměstnanecký IS	Agenda GDPR	Zajišťování souladu procesů a nastavení, kde dochází ke zpracování OÚ s legislativou, pravidelné školení zaměstnanců a kontrolní činnost, vyřizování práv subjektů údajů	jméno, příjmení, titul, emailová adresa, funkční zařazení, zaměstnavatel, jmenování/pověření na zpracování OÚ v souvislosti vedením GDPR dokumentace, datum absolvování školení; v případě uplatnění práv o subjektech údajů	- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.	- Codamore s.r.o.	po ukončení PP zaměstnance min. 5 let, v případě obchodních vztahů (zpracovatele) po ukončení smluvního vztahu, v případě uplatnění práv subjektů údajů po dobu 5 let
Zaměstnanecký IS	Korespondence	Zasílání a přijímání listovní a elektronické dokumentace	titul, jméno, příjmení, adresa, e-mailová adresa, tel. číslo, pracovní pozice	- Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy. - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.	- Česká pošta - PPL CZ s.r.o.	po dobu 5 let
IS Účetní agenda	Vedení účetnictví	zpracovávání účetní agendy podle zvláštních předpisů	jméno, příjmení, fakturační adresa, dodací adresa, údaje o obchodních partnerech, tel. číslo, email, IČO, DIČ, č. účtu, trvalé bydliště	- Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy. - Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa.	- Soudy ČR - Zdravotní pojišťovna - Česká správa sociálního zabezpečení - Finanční správa ČR - Moore Czech Republic s.r.o.	aktuální rok a po dobu následujících 10 let
Kamerové systémy	Monitoring skladových prostor	ochrana majetku, bezpečnosti a zdraví, odhalování kriminality na základě oprávněného zájmu správce	monitoring pohybu osob a vozidel, podobizna subjektu údajů, aktivity / činnosti realizované v monitorovaném prostoru, datum a čas těchto aktivit, vstupu a odchodu z monitorované zóny;	- Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě.	- Policie ČR - Jiné orgány státní správy - Obecní a městská policie	60 dní
Právní agenda	Právní spory	Prokazování, uplatňování nebo obhajování právních nároků (právní agenda)	údaje potřebné k řešení sporu/podnětu - titul, jméno, příjmení, adresa, telefonní číslo, emailová adresa, údaje o obchodních partnerech, údaje o dlužnících, resp. všechny údaje, které jsou součástí podkladů nezbytných k řešení sporu, předmět sporu;	- Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti prevádzkovateľa. - Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjetem údajů dítě.	- Policie ČR - Soudy ČR - Česká správa sociálního zabezpečení - Státní úřad inspektorátu práce - Právnik - Mattoni 1873 a. s. interní právník, nebo externí	po dobu trvání soudního sporu a dalších 5 let, mimosoudního vyrovnání ale nejvíce do zániku předmětného nároku promlčením nebo prokluzí

V takových případech mohou tyto třetí strany zpracovávat vaše osobní údaje pouze na uvedené účely a pouze v souladu s našimi pokyny nebo platnými právními předpisy. K vašim osobním údajům budou mít přístup i naši pracovníci. V takovém případě se přístup udělí pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro uvedené účely a jen tehdy, pokud je pracovník vázán povinností mlčenlivosti.

UMÍSTĚNÍ OSOBNÍCH DAT

K vašim osobním údajům budou mít přístup oprávnění pracovníci COFFEEBREAK s.r.o. v České republice, v rámci Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru. Ke zpracování osobních údajů mimo EU nedochází.

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat delší dobu v případě přetrvávajícího právního sporu, nebo pokud jste nám udělili souhlas.

JAKÁ MÁTE PRÁVA

Podle GDPR a zákona o ochraně osobních údajů máte určitá práva v souvislosti s jejich zpracováním. Zde je uveden seznam těchto práv, i to, co dané právo pro Vás znamená.

Právo na přístup	Můžete si vyžádat informace o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje, včetně informací o tom: Proč zpracováváme vaše osobní údaje Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme S kým vaše osobní údaje sdílíme Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje nebo jaké jsou kritéria pro určení této lhůty Jaká máte práva Odkud získáváme vaše osobní údaje (pokud jsme je nezískali od vás) Pokud zpracovávání zahrnuje automatizované rozhodování (tzv. Profilování) Pokud vaše osobní údaje byly převedeny do země, která je mimo EEA, způsob jak zajistíme ochranu vašich osobních údajů. Všechny výše uvedené informace jsou dostupné v těchto Zásadách o ochraně osobních údajů. Můžete také požádat o kopii osobních údajů, které o vás zpracováváme. Nicméně, dodatečné kopie budou zpoplatněny.
Právo na opravu nebo změnu	Je důležité, abychom měli o vás správné informace a žádáme vás, abyste nás upozornili, pokud je některý z vašich osobních údajů nesprávný, např. pokud jste si změnili jméno nebo pokud jste se přestěhovali.
Právo být zapomenut nebo právo na vymazání	Pokud zpracováváme vaše osobní údaje nezákonným způsobem, například pokud zpracováváme vaše osobní údaje déle, než je nezbytné nebo bezdůvodně, můžete nás požádat o vymazání těchto údajů.
Právo na omezení zpracování	Od momentu, kdy jste požádali o opravu vašich osobních údajů nebo pokud jste namítali proti zpracování a do momentu, dokud nebudeme moci problém vyšetřit nebo potvrdit přesnost vašich osobních údajů (nebo je podle vašich pokynů změnit), máte nárok na omezené zpracování. To znamená, že my (s výjimkou uchovávání osobních údajů) můžeme zpracovávat vaše osobní údaje pouze v souladu s vaším souhlasem, pokud je to nutné v souvislosti s právními nároky, na ochranu práv někoho jiného, nebo jestliže existuje významný veřejný zájem na zpracování. Můžete také požádat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů, pokud je zpracování nezákonné, ale nechcete, abychom osobní údaje vymazali.
Právo namítat zpracování	Pokud se domníváte, že nemáme právo na zpracování vašich osobních údajů, můžete proti našemu zpracování namítat. V takových případech můžeme pokračovat ve zpracování pouze tehdy, pokud umíme prokázat přesvědčivé oprávněné důvody, které převáží vaše zájmy, práva a svobody. Vaše osobní údaje však můžeme vždy zpracovat, pokud je to nutné k určení, uplatnění nebo obhajobu právních nároků.
Právo na přenosnost údajů	Můžete požádat o to, aby Vám vaše osobní údaje, které jste nám poskytli na zpracování na základě souhlasu nebo na splnění smlouvy, byly poskytnuty v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Máte také právo požádat o přenos těchto informací na jiného správce.
Stažení souhlasu	V případě, že jste nám pro nějakou zpracovatelskou činnost udělili souhlas, tento souhlas je udělen dobrovolně a máte právo jej kdykoliv vzít zpět, a to jakýmkoliv způsobem.

O vašem požadavku / požadavcích budeme také informovat ostatní strany, kterým jsme Vaše osobní údaje mohli poskytnout.

V případě podezření máte právo na zahájení řízení o ochraně osobních údajů, prostřednictvím Úřadu na ochranu osobních údajů, www.uoou.cz.

JAK SE MOHU STĚŽOVAT OHLEDEM POUŽITÍ MÝCH DAT NEBO JAK uplatňuje práva?

Chcete-li podat stížnost na to, jak zpracováváme vaše osobní údaje, a to i ve vztahu k výše uvedeným právům, můžete se obrátit na naši odpovědnou osobu za dohled nad ochranou osobních údajů (Data Protection Officer "DPO") a vaše podněty a žádosti budou prověřené.

Kontakt na odpovědnou osobu za dohled nad ochranou osobních údajů: info@coffee-break.cz .

Pokud s naší odpovědí nejste spokojeni, nebo se domníváte, že zpracováváme vaše údaje nespravedlivě nebo nezákonně, můžete si stěžovat na příslušném kontrolním orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Další informace o ÚOOÚ a jejich postupu podávání stížností naleznete zde: www.uoou.cz.

KONTAKTNÍ ÚDAJE