PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ SOUKROMÍ
zaměstnanci

V ELM GROUP CZ s.r.o. respektujeme soukromí všech subjektů dat, se kterými jsme v kontaktu, a to bez ohledu na to, zda osobní údaje zpracováváme sami nebo pomocí jiných subjektů. Je pro nás důležité, abyste věděli, které osobní údaje o vás zpracováváme, proč to děláme a jaké jsou vaše práva. Proto vás žádáme, abyste si přečetli toto prohlášení, které vám poskytne více informací o zpracování vašich osobních údajů.

Kategorie osobních údajů - ELM GROUP CZ s.r.o. jako správce

Zpracovatelská činnost	Zpracování osobních údajů pro účely plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s pracovněprávním vztahem (uzavření pracovní smlouvy nebo dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr)
Účel	Nástup – plnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s uzavřením pracovní smlouvy nebo dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr
Seznam zpracovávaných osobních údajů	osobní údaje potřebné k uzavření smluvního vztahu a splnění registračních povinností zaměstnavatele – jméno, příjmení, titul, rodné příjmení, datum narození, místo narození, rodné číslo, adresa trvalého bydliště, adresa pro doručování písemností, e-mailová adresa, telefonní číslo, číslo a ověření údajů z občanského průkazu, resp. cestovního pasu nebo jiného dokladu totožnosti, státní příslušnost, rodinný stav, číslo bankovního účtu, podpis, zápočtový list, údaje o důchodech, jména a příjmení dětí nebo osob, na které zaměstnanec uplatňuje slevy nebo dávky, a jejich rodná čísla, osobní číslo zaměstnance, jiný zaměstnavatel, výše mzdy, název pozice, přímý nadřízený, místo výkonu práce;
Právní základ	Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy. Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti Správce.
Právní předpis jako právní základ	Zákon č. 427/2011 Sb. Zákon o doplňkovém penzijním spoření Zákon č. 120/2001 Sb. Exekuční řád Zákon č. 110/2019 Sb. Zákon o zpracování osobních údajů Zákon č. 262/2006 Sb. Zákoník práce Zákon č. 586/1992 Sb. Zákon o daních z příjmů Zákon č. 155/1995 Sb. Zákon o důchodovém pojištění Zákon č. 187/2006 Sb. Zákon o nemocenském pojištění Nařízení EÚ č. 2016/679 2016/679 GDPR Zákon č. 582/1991 Sb. Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení Zákon č. 48/1997 Sb. Zákon o veřejném zdravotním pojištění
Poskytnutí údajů je	požadavek nezbytný pro uzavření smlouvy zákonným požadavkem
Doba zpracování osobních údajů	po dobu trvání pracovněprávního vztahu a následně 3 roky po jeho skončení
Příjemci	Finanční správa ČR Česká správa sociálního zabezpečení Zdravotní pojišťovna
Důsledky neposkytnutí osobních údajů	Bez výše uvedených osobních údajů není možné uskutečnit zpracovatelskou činnost
Zdroj údajů	subjekty údajů

Zpracovatelská činnost	Evidence pracovní doby a docházky
Účel	Zpracování osobních údajů pro účely zaznamenávání a evidence pracovní doby a docházky
Seznam zpracovávaných osobních údajů	jméno, příjmení, titul, osobní číslo, číslo karty, pracovní fond, datum a čas příchodu do zaměstnání, odchodu ze zaměstnání, datum, čas a důvod opuštění pracoviště – čerpání dovolené, návštěvy lékaře, dočasná pracovní neschopnost, ošetřování člena rodiny;
Právní základ	Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti Správce.
Právní předpis jako právní základ	Zákon č. 262/2006 Sb. Zákoník práce
Poskytnutí údajů je	zákonným požadavkem
Doba zpracování osobních údajů	po dobu 3 let
Důsledky neposkytnutí osobních údajů	Bez výše uvedených osobních údajů není možné uskutečnit zpracovatelskou činnost
Zdroj údajů	subjekty údajů

Zpracovatelská činnost	Vedení mzdové agendy – měsíční zpracování mezd a odměn, vedení mzdových listů zaměstnanců, úhrada mezd, zpracování a zasílání výplatních pásek, srážky ze mzdy
Účel	Zpracování osobních údajů pro účely plnění zákonných povinností zaměstnavatele – realizace mzdové povinnosti
Seznam zpracovávaných osobních údajů	jméno, příjmení, titul, rodné číslo, výše a složení mzdy, benefity, bonusy, číslo bankovního účtu, datum výplaty mzdy, odvody – Česká správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny, daňová plnění, srážky, stravné, jména a příjmení dětí nebo osob, na které zaměstnanec uplatňuje slevy nebo dávky, a jejich data narození a rodná čísla;
Právní základ	Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy. Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti Správce.
Právní předpis jako právní základ	Zákon č. 586/1992 Sb. Zákon o daních z příjmů Zákon č. 187/2006 Sb. Zákon o nemocenském pojištění Vyhláška č. 117/1995 Sb. Zákon o státní sociální podpoře Zákon č. 262/2006 Sb. Zákoník práce Zákon č. 48/1997 Sb. Zákon o veřejném zdravotním pojištění Zákon č. 155/1995 Sb. Zákon o důchodovém pojištění Zákon č. 435/2004 Sb. Zákon o zaměstnanosti Zákon č. 110/2019 Sb. Zákon o zpracování osobních údajů Nařízení EÚ č. 2016/679 2016/679 GDPR Zákon č. 582/1991 Sb. Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení Zákon č. 427/2011 Sb. Zákon o doplňkovém penzijním spoření
Poskytnutí údajů je	smluvní požadavek zákonným požadavkem
Doba zpracování osobních údajů	mzdové listy 30 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají (u poživatele starobního důchodu 10 let); ostatní mzdové a účetní doklady 5 let
Příjemci	Česká správa sociálního zabezpečení Finanční správa ČR Zdravotní pojišťovna Jiné orgány státní správy
Důsledky neposkytnutí osobních údajů	Bez výše uvedených osobních údajů není možné uskutečnit zpracovatelskou činnost
Zdroj údajů	subjekty údajů

Zpracovatelská činnost	Plnění povinností zaměstnavatele na úseku bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, požární ochrany a pracovních ýrazů
Účel	Plnění povinností zaměstnavatele na úseku bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, požární ochrany a pracovních ýrazů
Seznam zpracovávaných osobních údajů	jméno, příjmení, titul, adresa místa výkonu práce, datum a čas školení BOZP a PO, potvrzení o absolvování školení, podpis, pracovní ýrazy, OZP, místo a čas pracovního úrazu, příčinná souvislost jednání a pracovního úrazu, prezenční listina, lékařské posudky z pracovnělékařských prohlídek (závěr o způsobilosti k práci);
Právní základ	Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti Správce.
Právní předpis jako právní základ	Zákon č. 133/1985 Sb. Zákon o požární ochraně Zákon č. 262/2006 Sb. Zákoník práce Zákon č. 258/2000 Sb. Zákon o ochraně veřejného zdraví Zákon č. 309/2006 Sb. zákon o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci Zákon č. 372/2011 Sb. Zákon o zdravotních službách
Poskytnutí údajů je	zákonným požadavkem
Doba zpracování osobních údajů	kniha úrazů a záznamy o úrazu 5 let; dokumentace o rizikových pracích podle § 40 zákona č. 258/2000 Sb. 10, resp. 40 let
Příjemci	Státní úřad inspekce práce
Důsledky neposkytnutí osobních údajů	Bez výše uvedených osobních údajů není možné uskutečnit zpracovatelskou činnost
Zdroj údajů	subjekty údajů

Zpracovatelská činnost	Ukončení smluvního vztahu a odhlašování zaměstnanců
Účel	Plnění práv a povinností vyplývajících z ukončení pracovní nebo obdobné smlouvy
Seznam zpracovávaných osobních údajů	jméno, příjmení, titul, e-mailová adresa, telefonní číslo, datum narození, rodné číslo, číslo bankovního účtu, mzdové listy, odhlášky – ČSSZ, zdravotní pojišťovny, doplňkové penzijní spoření, odpracované období, datum ukončení pracovněprávního vztahu, zápočtový list, potvrzení o zdanitelných příjmech, odebraná přístupová oprávnění; po ukončení pracovněprávního vztahu jsou osobní údaje uchovávány jen v nezbytném rozsahu stanoveném příslušnou legislativou;
Právní základ	Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy. Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti Správce.
Právní předpis jako právní základ	Zákon č. 48/1997 Sb. Zákon o veřejném zdravotním pojištění Zákon č. 586/1992 Sb. Zákon o daních z příjmů Zákon č. 155/1995 Sb. Zákon o důchodovém pojištění Zákon č. 187/2006 Sb. Zákon o nemocenském pojištění Zákon č. 280/2009 Sb. Daňový řád Zákon č. 262/2006 Sb. Zákoník práce Zákon č. 582/1991 Sb. Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
Poskytnutí údajů je	smluvní požadavek zákonným požadavkem
Doba zpracování osobních údajů	údaje potřebné pro účely důchodového pojištění 30 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají; ostatní údaje 3 roky po skončení pracovněprávního vztahu
Příjemci	Finanční správa ČR Česká správa sociálního zabezpečení Zdravotní pojišťovna
Důsledky neposkytnutí osobních údajů	Bez výše uvedených osobních údajů není možné uskutečnit zpracovatelskou činnost
Zdroj údajů	subjekty údajů

Zpracovatelská činnost	Vedení agendy GDPR – pověření oprávněných osob, jmenování vlastníků agendy, školení, kontrolní činnost
Účel	Zabezpečování souladu procesů a nastavení, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů, s legislativou, pravidelné školení zaměstnanců a kontrolní činnost
Seznam zpracovávaných osobních údajů	jméno, příjmení, titul, e-mailová adresa, funkční zařazení, zaměstnavatel, jmenování/pověření ke zpracování osobních údajů v souvislosti s vedením dokumentace GDPR, datum absolvování školení;
Právní základ	Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti Správce.
Právní předpis jako právní základ	Zákon č. 110/2019 Sb. Zákon o zpracování osobních údajů Nařízení EÚ č. 2016/679 2016/679 GDPR
Poskytnutí údajů je	zákonným požadavkem
Doba zpracování osobních údajů	po dobu 5 let
Příjemci	Úřad pro ochranu osobních údajů
Důsledky neposkytnutí osobních údajů	Bez výše uvedených osobních údajů není možné uskutečnit zpracovatelskou činnost
Zdroj údajů	subjekty údajů

Zpracovatelská činnost	Uplatňování práv subjektů údajů a možného porušení ochrany osobních údajů, evidence podnětů
Účel	Plnění povinností v souvislosti s uplatňováním práv subjektů údajů a ochranou osobních údajů
Seznam zpracovávaných osobních údajů	osobní údaje subjektu údajů uplatňujícího svá práva u správce v rozsahu nezbytném k vyřízení podnětu – jméno, příjmení, titul, kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo, korešpondenční adresa), datum podání podnětu, předmět podnětu, případně další osobní údaje, které subjekt údajů uvede v souvislosti s uplatňováním svých práv, resp. osobní údaje, které je třeba ověřit nebo zpracovat v souvislosti s vyřizováním podnětu, datum a způsob vyřízení podnětu;
Právní základ	Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti Správce.
Právní předpis jako právní základ	Zákon č. 110/2019 Sb. Zákon o zpracování osobních údajů Nařízení EÚ č. 2016/679 2016/679 GDPR
Poskytnutí údajů je	zákonným požadavkem
Doba zpracování osobních údajů	po dobu 5 let po ukončení řízení
Příjemci	Úřad pro ochranu osobních údajů
Důsledky neposkytnutí osobních údajů	Bez výše uvedených osobních údajů není možné uskutečnit zpracovatelskou činnost
Zdroj údajů	subjekty údajů

Zpracovatelská činnost	Archivní péče – evidence, archivace, vyřazování, likvidace
Účel	Zpracování osobních údajů pro účely plnění povinností v souvislosti s archivní péčí a spisovou službou
Seznam zpracovávaných osobních údajů	osobní údaje v rozsahu uvedeném v dokumentaci, která musí být v souladu s platnou legislativou a spisovým a skartačním řádem archivována;
Právní základ	Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti Správce.
Právní předpis jako právní základ	Zákon č. 499/2004 Sb. Zákon o archivnictví a spisové službě Nařízení EÚ č. 2016/679 2016/679 GDPR
Poskytnutí údajů je	zákonným požadavkem
Doba zpracování osobních údajů	v souladu se spisovým a skartačním plánem podle zákona č. 499/2004 Sb.
Důsledky neposkytnutí osobních údajů	Bez výše uvedených osobních údajů není možné uskutečnit zpracovatelskou činnost
Zdroj údajů	subjekty údajů

Zpracovatelská činnost	Řešení mimosoudní agendy správce, účast na řízeních a uplatňování a/nebo ochrana právních nároků správce
Účel	Zpracování osobních údajů pro účely vedení právní agendy, prokazování, uplatňování a/nebo obhajování právních nároků správce
Seznam zpracovávaných osobních údajů	údaje potřebné k řešení sporu/podnětu – titul, jméno, příjmení, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, údaje o obchodních partnerech, údaje o dlužnících, resp. veškeré údaje, které jsou součástí podkladů nezbytných k řešení sporu;
Právní základ	Zpracovávání je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, nebo aby se na základě žádosti subjektú údajů provedly opatření před uzavřením smlouvy. Zpracovávání je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti Správce.
Právní předpis jako právní základ	Zákon č. 427/2011 Sb. Zákon o doplňkovém penzijním spoření Zákon č. 586/1992 Sb. Zákon o daních z příjmů Zákon č. 309/2006 Sb. zákon o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci Zákon č. 120/2001 Sb. Exekuční řád Zákon č. 89/2012 Sb. Občanský zákoník Zákon č. 262/2006 Sb. Zákoník práce Zákon č. 99/1963 Sb. Občanský soudní řád Zákon č. 21/1992 Sb. Zákon o bankách Zákon č. 235/2004 Sb. Zákon o dani z přidané hodnoty Zákon č. 500/2004 Sb. Správní řád Zákon č. 280/2009 Sb. Daňový řád Zákon č. 292/2013 Sb. Zvláštní řízení soudní Zákon č. 141/1961 Sb. Trestní řád Zákon č. 110/2019 Sb. Zákon o zpracování osobních údajů Nařízení EÚ č. 2016/679 2016/679 GDPR Zákon č. 93/2009 Sb. Zákon o auditorech Zákon č. 150/2002 Sb. Soudní řád správní Zákon č. 90/2012 Sb. Zákon o obchodních korporacích
Poskytnutí údajů je	Zákonný požadavek zákonným požadavkem
Doba zpracování osobních údajů	po dobu 10 let od pravomocného skončení soudního nebo mimosoudního řízení, resp. do doby ukončení sporu, vyřízení žádosti/stížnosti a do doby vyrovnání všech závazků
Příjemci	Policie ČR Státní zastupitelství ČR Soudy ČR
Důsledky neposkytnutí osobních údajů	Bez výše uvedených osobních údajů není možné uskutečnit zpracovatelskou činnost
Zdroj údajů	subjekty údajů

Jaká máte práva

Podle GDPR a zákona o ochraně osobních údajů máte určitá práva v souvislosti s jejich zpracováním. Zde je uveden seznam těchto práv, i to, co dané právo pro vás znamená.

Právo na přístup	Můžete si vyžádat informace o tom, jak zpracováváme vaše osobní údaje, včetně informací o tom: Proč zpracováváme vaše osobní údaje Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme S kým vaše osobní údaje sdílíme Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje nebo jaké jsou kritéria pro určení této lhůty Jaká máte práva Odkud získáváme vaše osobní údaje (pokud jsme je nezískali od vás) Pokud zpracovávání zahrnuje automatizované rozhodování (tzv. profilování) Pokud vaše osobní údaje byly převedeny do země, která je mimo EEA, způsob jak zajistíme ochranu vašich osobních údajů. Všechny výše uvedené informace jsou dostupné v tomto Prohlášení o ochraně soukromí. Můžete také požádat o kopii osobních údajů, které o vás zpracováváme. Dodatečné kopie budou zpoplatněny.
Právo na opravu nebo změnu	Je důležité, abychom měli o vás správné informace a žádáme vás, abyste nás upozornili, pokud je některý z vašich osobních údajů nesprávný, např. pokud jste si změnili jméno nebo pokud jste se přestěhovali.
Právo být zapomenut nebo právo na vymazání	Pokud zpracováváme vaše osobní údaje nezákonným způsobem, například pokud zpracováváme vaše osobní údaje déle, než je nezbytné nebo bezdůvodně, můžete nás požádat o vymazání těchto údajů.
Právo na omezení zpracování	Od momentu, kdy jste požádali o opravu vašich osobních údajů nebo pokud jste namítali proti zpracování a do momentu, dokud nebudeme moci problém vyšetřit nebo potvrdit přesnost vašich osobních údajů (nebo je podle vašich pokynů změnit), máte nárok na omezené zpracování. To znamená, že my (s výjimkou uchovávání osobních údajů) můžeme zpracovávat vaše osobní údaje pouze v souladu s vaším souhlasem, pokud je to nutné v souvislosti s právními nároky, na ochranu práv někoho jiného, nebo jestliže existuje významný veřejný zájem na zpracování. Můžete také požádat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů, pokud je zpracování nezákonné, ale nechcete, abychom osobní údaje vymazali.
Právo namítat zpracování	Pokud se domníváte, že nemáme právo na zpracování vašich osobních údajů, můžete proti našemu zpracování namítat. V takových případech můžeme pokračovat ve zpracování pouze tehdy, pokud umíme prokázat přesvědčivé oprávněné důvody, které převáží vaše zájmy, práva a svobody. Vaše osobní údaje však můžeme vždy zpracovat, pokud je to nutné k určení, uplatnění nebo obhajobu právních nároků.
Právo na přenosnost údajů	Můžete požádat o to, aby vám vaše osobní údaje, které jste nám poskytli na zpracování na základě souhlasu nebo na splnění smlouvy, byly poskytnuty v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Máte také právo požádat o přenos těchto informací na jiného správce.
Stažení souhlasu	V případě, že jste nám pro nějakou zpracovatelskou činnost udělili souhlas, tento souhlas je udělen dobrovolně a máte právo jej kdykoliv vzít zpět, a to jakýmkoliv způsobem.

O vašem požadavku / požadavcích budeme také informovat ostatní strany, kterým jsme vaše osobní údaje mohli poskytnout.

V případě podezření máte právo na zahájení řízení o ochraně osobních údajů, prostřednictvím Úřadu na ochranu osobních údajů, www.uoou.cz.

Jak se mohu stěžovat ohledně používání mých údajů nebo jak uplatním svá práva?

Chcete-li podat stížnost na to, jak zpracováváme vaše osobní údaje, a to i ve vztahu k výše uvedeným právům, můžete se obrátit na naši odpovědnou osobu za dohled nad ochranou osobních údajů (Data Protection Officer „DPO") a vaše podněty a žádosti budou prověřeny.

Kontakt na odpovědnou osobu za dohled nad ochranou osobních údajů: info@elmgroup.cz .

Pokud s naší odpovědí nejste spokojeni, nebo se domníváte, že zpracováváme vaše údaje nespravedlivě nebo nezákonně, můžete si stěžovat na příslušném kontrolním orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Další informace o ÚOOÚ a jejich postupu podávání stížností naleznete zde: www.uoou.cz.

Kontaktní údaje

Pokud máte jakékoliv další otázky týkající se zpracování vašich osobních údajů, můžete nás kontaktovat, zašlete prosím e-mail na info@elmgroup.cz .